Gestión del tiempo, efectividad y productividad no tienen tanto que ver con producir más sino con un estilo de vida que nos acerca al bienestar y a la felicidad.

1. ¿Qué es y cómo nos puede ayudar?

La productividad puede ser entendida como la ciencia que estudia cómo hacer que un individuo emplee menos tiempo en conseguir objetivos relevantes. La productividad personal habla de la definición de metas personales, pero en definitiva es una forma de entender la vida… es una herramienta más de felicidad.

La auto-gestión del tiempo se compone de una serie de herramientas, hábitos y metodologías que nos permiten tener más felicidad y bienestar, tal y como lo hacen el mindfulness o la psicología positiva. ¿Por qué? Porque cómo pasamos nuestro día es un reflejo de cómo pasamos nuestra vida. A todos nos ha pasado aquello de terminar la semana y pensar, no he ido al gimnasio, o no he hecho eso que sí quería haber hecho…

La auto-gestión del tiempo nos ayuda a tener más control de nuestro día, a decidir qué es importante para nosotros, qué da sentido a nuestras horas; a que nuestras horas sean coherentes con nuestra filosofía de vida, nuestros valores…

No podemos gestionar el tiempo, que es el que es, lo que sí nos permite la productividad o la efectividad es tomar consciencia de nuestro tiempo y hacer las cosas con sentido, conscientemente. No se trata de hacer más cosas. En definitiva, es una disciplina que nos va a ayudar a tener claro qué es lo importante y qué es lo accesorio y que nos hace preguntarnos, “para qué queremos tiempo”.

2. El principal mito de la gestión del tiempo

Que siempre va ha haber más cosas, más compromisos, que no paran de entrar asuntos, que no podemos controlar y que nos van a seguir generando malestar.

Ahora bien, ¿malestar por las listas interminables de cosas pendientes o malestar por romper los compromisos  con nosotros mismos?

Puede pasar que te vas a la cama sintiéndote mal por no haber hecho nada de lo que tenías previsto, que te enfadas contigo mismo o con ese cliente o ese compañero que te interrumpió. Ahora bien, el malestar no suele ser tanto por el número de tareas que te quedan sin tachar, sino por no haber sido capaz de cumplir con tu pequeño compromiso, tu pequeño hábito.

Para cambiar esta sensación y pensamiento: selecciona algo importante, relacionado con el “para qué” me pagan, algo que esté en coherencia con tus valores, con cómo quieres pasar la semana y… ¡hazlo! No importa lo pequeño que sea y el resto de tareas que dejes pendientes. Ese gesto hará que te sientas mejor al acostarte, aunque tengas aún mil millones de cosas por hacer. La productividad no es hacer más cosas o en menos tiempo, sino hacerlas con sentido.

3. Pautas para empezar a organizarse mejor

  1. Anotar y concentrar en un único soporte todo lo que nos llega. La cabeza está para pensar no para recordar. Vacía tu cabeza y apunta todo, es uno de los primeros consejos que dan los expertos en productividad. Por ejemplo, recoger en una libreta todas las tareas que nos llegan por e-mail, teléfono o whatsapp. ¿Te ha pasado alguna vez de ir por la calle y pensar que se acerca la revisión del coche? Ese tipo de cosas son las que apuntaríamos en nuestra libreta. Después, en otro momento del día, podremos ir decidiendo qué hacer con cada ítem capturado.
  2. Señalar cuáles son las tareas importantes de nuestro día. Eso y comprometernos para que así sea. Es importante tomar el “control” de nuestro día y asegurarnos de que no estamos siempre apagando fuegos, haciendo cosas urgentes pero no importantes; asegurarnos de que cada día dedicamos una hora a lo que queremos conseguir, o que en tres o cuatro días de la semana están metidos nuestros objetivos, aquello que nos conecta con nuestro propósito. ¿Cómo? A primera hora del día, por ejemplo, definir qué tareas te están acercando a dicho objetivo.
  3. Aprender a dividir tareas. Divide y vencerás. Tenemos que ayudar a nuestro vago cerebro. A veces procrastinamos, postergamos tareas, porque no las hemos dividido y en nuestra cabeza son como mastodontes que no sabemos cómo abordar. Lo importante es hacernos la pregunta: ¿Qué podemos hacer en la siguiente hora?, ¿Cómo podemos dividir nuestra macro-tarea en partes? Y entonces fijarnos en el primer objetivo. Dividir también nos ayuda a tener más claro qué hacer. Lo aclara en un ejemplo el experto David Allen: no es lo mismo apuntar en nuestra agenda “neumáticos” si tengo que cambiar las ruedas de mi coche, que “conseguir el teléfono del mecánico, llamar para pedir cita y llevar el coche al taller”. Ayudamos a nuestra cabeza listando nuestras tareas siempre divididas y en verbos de acción.

Por tanto y por resumir: Primero lo anotamos y nos lo quitamos de la mente, “la mente está para crear”· Nos aseguramos que parte de nuestro día o semana lo estamos dedicando a nuestros objetivos “grandes rocas”, es decir, no podemos pasar una semana solo “apagando-fuegos”. Hemos de tomar las riendas de nuestra agenda. Por último, para evitar la procrastinación: “divide y vencerás”. Listar tareas pequeñas y en verbos de acción, ayudar a nuestro cerebro.

4. Autodidacta y productiva

En esto de la productividad he sido autodidacta, gracias a la inspiración de Peter Drucker, Stephen Covey, David Allen, Leo Babauta, José Miguel Bolívar, Jerónimo Sánchez, El Canasto, Luis Blanco y Manolo Molero con su reciente podcast, entre otros.

Estos son tres ejemplos en primera persona, de lo que a mí me pasa con la productividad:

  • Monotarea. Mi mayor pecado es la inmediatez y una cierta adicción a la multitarea. En ocasiones me encuentro a mí misma haciendo veinte mil cosas a la vez. Sin embargo, es elevado el coste de recuperar la concentracióncuando cambio de tarea. Lo recomendable es hacer una sola cosa con plena concentración.
  • Organización. Esto sí lo hago bien. Tengo, por ejemplo, la superficie de la mesa vacía, sin papeles, para relajar la mente y sentirme preparada para lo que venga. Aconsejo antes de irse a casa, organizar todos los papeles.
  • Simplificar. “Identifica lo esencial, elimina el resto”, dice Leo Babauta. ¿Os ha pasado alguna vez que aceptáis eventos o compromisos y luego pensáis, para qué voy? En lugar de decir que sí inmediatamente, yo propongo pensárselo un poco.“Déjame pensarlo”, contesto yo, por ejemplo. Desde el punto de vista del coaching, preguntarnos, ¿a qué digo que NO si digo que SÍ a esto?

Gracias a los expertos y a mi propia experiencia, he aprendido que en esto de la productividad, no hay recetas mágicas; que lo importante no es tanto el método, sino nuestro compromiso con una rutina, una disciplina y una constancia que nos venga bien.

¡Y de disfrutar con nuestro sistema y foco! ¡Una cosa después de la otra!

Responsable de la comunidad EEC Alumni de Escuela Europea de Coaching y del área de desarrollo de negocio. Es Executive coach por la EEC, Licenciada en Psicología por la Universidad de Salamanca con Postgrado en Psicología Social y Organizacional.